Event w biurze najemcy – sprawdź ewakuację, zanim wyślesz zaproszenia

Przestrzeń biurowa jest projektowana dla określonej liczby stałych użytkowników. Tymczasem przepisy wiążą wymagania ewakuacyjne z liczbą osób, które mogą przebywać w pomieszczeniu jednocześnie. Zgodnie z § 238 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki, pomieszczenie przeznaczone dla ponad 50 osób (w strefie ZL II – ponad 30) musi mieć co najmniej dwa wyjścia ewakuacyjne oddalone od siebie o co najmniej 5 m. Rozporządzenie utraciło moc 21 września 2026 r.; do czasu publikacji nowego stosuje się przepisy przejściowe, a wymaganie dwóch wyjść pozostaje aktualne w praktyce projektowej i kontrolnej.

Najczęstsze problemy, które spotykamy w obiektach:

• planowanie ponad 50 uczestników w sali z jednym wyjściem ewakuacyjnym,
• zastawienie drugiego wyjścia sceną, ścianką reklamową, cateringiem lub zapleczem technicznym – ewakuacja w drugim kierunku staje się niemożliwa,
• zawężanie przejść i dróg ewakuacyjnych ustawieniem krzeseł, stołów i stoisk,
• zamykanie drzwi na klucz lub kartę „dla porządku” w trakcie wydarzenia,
• tymczasowa aranżacja z materiałów palnych (tkaniny, dekoracje) bez sprawdzenia ich właściwości oraz zasłanianie znaków ewakuacyjnych, gaśnic i hydrantów.

Większość z tych sytuacji to czynności wprost zabronione przez § 4 rozporządzenia MSWiA w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków. Chodzi m.in. o zmniejszanie szerokości dróg ewakuacyjnych, zamykanie drzwi ewakuacyjnych w sposób uniemożliwiający ich natychmiastowe użycie oraz ograniczanie dostępu do wyjść ewakuacyjnych i urządzeń przeciwpożarowych. Skutki mogą być bardzo poważne: od utrudnionej lub zablokowanej ewakuacji w razie pożaru, przez odpowiedzialność organizatora i zarządcy, po problemy z ochroną ubezpieczeniową.

Jak się przygotować:

• Wprowadź w regulaminie obiektu obowiązek zgłaszania wydarzeń zarządcy z wyprzedzeniem, z podaniem przewidywanej liczby uczestników.
• Porównaj liczbę osób z liczbą i szerokością wyjść ewakuacyjnych oraz długością przejść – przy ponad 50 osobach potwierdź dwa niezależne wyjścia.
• Zatwierdź plan aranżacji sali przed montażem: scena, stoiska i dekoracje nie mogą blokować wyjść ani zawężać dróg ewakuacyjnych.
• Wyznacz osoby odpowiedzialne za ewakuację podczas wydarzenia i poinformuj ochronę budynku o jego terminie oraz skali.
• Tuż przed rozpoczęciem przejdź trasę ewakuacji i sprawdź, czy wszystkie drzwi są drożne i oznakowane.

Wiele z tych problemów wynika z podziału odpowiedzialności. Najemca lub agencja eventowa planują wydarzenie, a zarządca dowiaduje się o nim w dniu montażu. Rozwiązaniem jest zapis w umowie najmu lub regulaminie budynku: wydarzenie z udziałem osób spoza stałych użytkowników wymaga uzgodnienia z zarządcą. Należy przedstawić liczbę uczestników i plan aranżacji. Jeżeli sala nie spełnia warunków dla planowanej liczby osób, trzeba zmniejszyć liczbę gości, zmienić ustawienie albo przenieść wydarzenie – zmiany w drogach ewakuacyjnych „na jeden wieczór” są niedopuszczalne.

Co może zrobić Prevent: ocenę możliwości organizacji wydarzenia w danej przestrzeni, weryfikację planu aranżacji, procedurę zgłaszania eventów do IBP oraz instruktaż dla organizatorów i ochrony.

Źródła: Rozporządzenie w sprawie warunków technicznych, § 238 – ArsLege · Rozporządzenie MSWiA z 7.06.2010 r., § 4 (t.j. Dz.U. 2023 poz. 822) – LexLege.